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关于进一步规范学校有关会议和大型活动的若干规定

发布时间:2011-04-16  作者:三峡大学  点击:

三峡大校办〔2006〕4号

为进一步转变工作作风,精简会议,提高会议质量和工作效率,对会议和大型活动管理作如下规定:

一、会议活动的计划和审批

1、本着务实精简高效的原则,尽量利用现代网络和通讯传播工具部署工作,能合并召开的会议要尽可能统筹安排,减少会议次数,缩短会期,严格控制参加会议的人数。

2、全校性例会应有制度规定,并按规定定时召开,会前主办单位应提前1周将会议计划和会议方案报校长办公室,由校长办公室统筹安排后按计划实施;临时需要召开的全校性会议或由各单位负责人参加的重要会议,主办单位应将方案提前3天报校长办公室,由分管校领导审批后,校长办公室负责协调安排。

3、各类校内工作会议,必须经主分管校领导认可会议内容和时间后,在前一周星期四下午下班前由会议主办单位报校长办公室备案,由办公室统一协调开会时间和地点。

4、各类校内大型活动应有学年或学期计划,牵头主办单位应提前1周将活动方案报分管校领导审批后,送校长办公室备案,校长办公室负责协调安排。

5、由学校相关部门承办或协办的各类全国全省的学术交流会、工作专题会等,由相关部门提前1周将会务安排方案报校长办公室,由校长办公室协调安排。

6、因突发事件等原因需召开的临时性紧急会议,报分管校领导审批,并报告校长办公室,由校长办公室协调安排。

7、主办单位召开的各种会议除分管校领导外,需邀请其他校领导出席的均通过校长办公室协调安排。

8、学校各级各类工作会议原则上不准在校外召开,因特殊要求需到校外召开的会议,须报请学校主要领导或分管校领导批准,送校长办公室备案。

9、列入会议计划的会议,如遇特殊情况需改期、改址的,各部门应提前报校长办公室调整计划。

二、会议活动组织

1、会议活动组织者应提前1天(紧急情况除外)通知与会人员。会议通知包括:会议名称、会议主题、会期、参加人员范围、开会时间和地点等。

2、会议活动组织者和召集部门应事先做好充分的会前准备工作,如拟定会议议程、材料准备、会场落实与布置、通知与会人员、做好报到和签到工作等。

3、会议主题必须明确。会前要有充分准备,应向会议提供必要的书面材料,内容包括汇报要点、需讨论决定的事项以及解决问题的建议和方案等。

4、每次会议应有记录。视会议要求形成决议、决定、纪要等会议文件。

三、会议活动经费

1、各类会议活动应厉行节约,大型会议与大型活动应严格按照会议与活动经费预算组织实施。

2、本校会议除人事处核定的表彰性名目外,一律不发放纪念品和奖金。

3、凡由学校承办或协办的各类全国或全省性大型会议与活动,均实行“以会养会”的原则,学校原则上不安排宴请。

四、会议活动纪律

1、参加会议人员必须按通知规定的时间准时到会,不得迟到早退,会议期间应自觉将手机设为振动或静音。

2、严格会议请假制度。凡明确各部门主要负责人参加的会议,无特殊情况的,不允许其他人员代替,有事不能参加会议应提前向会议主办单位请假。

3、当会议内容有保密事项时,与会者必须严格遵守保密纪律

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