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三峡大学公文办理规定

发布时间:2011-04-16  作者:三峡大学  点击:

第一章总则

第一条为进一步加强我校党政公文办理的规范化、制度化和科学化建设,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及《湖北省人民政府办公厅公文运转规则》,结合学校实际,制订本规定。

第二条三峡大学公文办理主要包括:学校党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书的办理,上级和外来文件、信函的办理。

第三条党委办公室、校长办公室是学校公文办理的管理机构,主管上级和外来文件、信函以及学校党政公文的办理工作,并负责指导校属各单位、部门的公文办理工作;党委办公室、校长办公室秘书科、机要科负责公文办理、归档等日常工作,校属其它单位、部门由办公室或秘书负责公文办理的日常工作。

第四条各级公文办理机构和人员,在公文办理中,必须严格执行国家保密法规和学校有关保密规定,必须做到及时、准确、安全;要深入调查研究、实事求是,克服官僚主义、形式主义和文牍主义。各职能处室应相互协调、密切配合,切实做到公文办理注重实效。

第五条校内公文发送从2003年开始实行学校办公自动化网络操作。

第二章学校党政公文种类

第六条学校制发的党政公文类别主要有:

(一)中共三峡大学委员会文件、三峡大学文件。限于处理关于学校全局的重大问题和依照上级规定必须以三峡大学党政名义发文的事项,主要有:

1、发布学校党政规章制度,如规定、条例、办法、细则等;

2、对学校重大工作或重要事项做出部署、安排,宣布执行学校重大工作措施,奖惩教职员工,如决定、意见等;

3、向上级领导机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问,即报告;

4、向上级领导机关请求指示或批准事项,即请示;

5、任免或聘用专业技术职务和党政干部职务等,即通知;

6、答复各单位(部门)的请示事项,即批复。

(二)三峡大学公函。适用于与不相隶属党政机关以及其它外单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。

(三)三峡大学党委办公室、校长办公室文件。主要用于传达学校党政领导议定的工作意见,宣布、安排、布置常规的党政事务性工作。转发上级和不相隶属机关的公文,批转各职能部门涉及全校性工作的重要公文。

(四)三峡大学党委常委会、校长办公会议纪要。用于传达党委常委会或校长办公会议决定的事项。

第三章公文起草与审核

第七条上级来文需要办理并行文的,由承办职能部门起草;学校请示或报告上级部门的文件、下发有关党政规章制度或其它规范性文件,由相应职能部门起草;涉及两个以上职能部门的,由牵头部门起草,其它部门会签;综合性或全面性的文件,由党委办公室、校长办公室起草。

第八条起草文稿应注意做到以下几点:

(一)符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。

(二)情况真实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字精练,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位(部门)职权和与主送单位的行文关系确定。

(四)人名、地名、数字、引文准确;引用公文应当先引标题,后引发文字号;必须使用法定计量单位;文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称;日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

(六)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第九条各职能部门起草的文稿,由拟稿人签名后送部门负责人审查并签名。若内容涉及其它部门,拟稿部门负责人应征求相关部门负责人意见,会签取得一致意见后,送党委办公室、校长办公室秘书科;若经协商仍有不同意见的,应在会签中如实反映,由党委办公室、校长办公室分管主任或校领导协调。

第十条各职能部门起草的文稿,如需以学校党委或行政名义行文,须先送党委办公室、校长办公室秘书科初核,再由秘书科送办公室分管主任审核,最后呈相关领导签发。

公文审核的主要内容:

(一)是否与国家的法律、法规和方针政策及有关规定相矛盾;

(二)与学校总体工作和现行规章制度有无冲突或重复;

(三)是否征求了相关部门的意见;对不一致的会签意见应进行协调;

(四)内容是否真实,文字表达是否准确、得当;

(五)文种及格式是否正确;发送范围是否正确;

(六)对不符合规范的公文应退回拟稿部门修改。对可发可不发的公文一律不发。

第四章公文的签发

第十一条公文经党委办公室、校长办公室审核后,根据文稿内容呈送有关校领导签发。公文签发权限如下:

(一)以党委文件或行政文件向上级部门请示、报告,经办公室审核,分管副书记或副校长会签后,报书记或校长签发。特殊情况,书记或校长可授权分管领导签发。

(二)以学校党字文号下发的规章制度、决定、改革方案等重要文件,由党委书记签发,经授权可由副书记签发;以学校党委职能部门文号下发的规章制度、决定、意见等文件,一般由分管副书记签发。以校字文号下发的规章制度、决定、意见等重要文件,由校长签发,经授权可由副校长签发;以学校行政职能部门文号下发的规章制度、决定、意见等文件,一般由分管副校长签发。

(三)以学校名义致函不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题等,报党委分管副书记或副校长签发;其中重大问题报党委书记或校长签发。

(四)以党委办公室和校长办公室名义下发文件,由办公室主任签发;文中如写有“经党委同意”或“经学校同意”,应报有关校领导审批。

(五)“党委常委会纪要”和“校长办公会纪要”,由党委书记和校长签发。“专题会议纪要”,经相关部门会签,由主持会议的校领导签发,会议决定事项超出主持会议分管校领导职权范围,应报党委书记和校长审定。

第十二条公文一旦签发,不得任意修改,如确须修改时,须得到签发人同意。

第十三条公文签发后,由秘书科编号并印制。秘书科根据文件的轻重缓急,安排打印顺序,各部门不得自行将文件或有关材料送打印室打印。公文打印出清样后,由文件拟稿部门(承办部门)负责校对。文件承办部门对文件打印时间有要求的,应及时通知秘书科。

第十四条文件排版、印制后,送机要科盖章、发送、整理存档。校内下发文件实行网上发送;上报文件一般主送机关一式3份,抄送机关1份。

第五章公文格式

第十五条公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制份数、印发机关和印发日期等部分组成。具体规定如下:

(一)公文按保密程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“普通”4种,前三种在首页左方上注明密级和份数序号。紧急公文在密级下方分别标明“特急”、“急件”。

(二)发文机关标识应使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

(三)学校发文字号应包括党政代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。学校下属单位、职能部门内部发文应以相应简称自行编号,不得与学校党政文件编号混淆。

(四)上行文应当在首页上横线右上方注明签发人姓名。

(五)公文标题要简明扼要,概括公文的主要内容;一般应标明发文机关、事由、文种。

(六)主送机关指公文的主要受理机关,应使用全称或者规范化简称、统称。

(七)公文如有附件,应在正文之后、成文时间之前按序标明附件标题。

(八)成文时间以公文签发人签字日期为准;联合行文,由主办单位签发人签字日期为准。

(九)公文除“会议纪要”外,需加盖发文机关印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。

(十)公文应当标明主题词。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应使用全称和规范化简称、统称。

(十一)公文文字从左至右横写、横排。凡对外发送及存档的公文用纸,一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。

第六章收文办理

第十六条收文办理指学校对收到上级机关、外单位及校属各单位、部门发送的公文、信函等的办理过程,由党委办公室、校长办公室机要科按签收、登记、拟办、批办、承办、催办、督办、整理、清退、归档等程序办理。

第十七条校属各单位、部门收到上级机关来文、外出参加会议领取的文件材料以及向学校行文请示、报告工作,均应及时送交党委办公室、校长办公室机要科,由机要科按规定办理。除校领导交办的或特别紧急的公文外,不得直接送交领导个人。

第十八条机要科收到文件、信函等,凡收件人署领导个人姓名的,送领导拆封。

第十九条机要科收到各方面来文(包括各单位、部门的请示、报告等),登记后贴上公文处理笺,送办公室分管主任签署拟办意见,然后根据拟办意见送校领导阅批。

第二十条来文经校领导批示后,机要科根据校领导批示送有关部门承办或阅知,涉及多个部门的原则上先送主办单位、后送协办单位和阅知单位。

第二十一条承办部门收到交办的公文后应及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理,确有困难的,应及时说明。对不宜由本单位办理的,应及时退回机要科并说明理由。

第二十二条机要科对领导批办的文件要做好登记,并及时催办。对涉及重大复杂事项的督办,机要科应报告办公室分管主任,由分管主任督办。

第二十三条机要科对保密文件应用专夹传办,并当天呈送、收回。密件运转中相关人员应严格遵守有关保密规定,做好保密工作,确保党和国家秘密的安全。

第二十四条文件办毕后,由机要科按规定清退或归档。

第七章附则

第二十五条各学院的公文办理参照本规定执行。各职能部门发文,编号不能与学校党政发文字号雷同;公文起草后由部门负责人负责核稿,并送分管校领导签发;其它办文规划参照本规定执行。

第二十六条本规定自发文之日起执行,由党委办公室、校长办公室负责解释。原《三峡大学公文运转规则》(三峡大党办字〔2000〕7号)同时废止。

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